لماذا تحتاج إلى برنامج إدارة الفنادق؟

حتى لو كنت تدير فندقًا صغيرًا أو شققًا بعدد محدود من الوحدات، يمكنك الاستفادة بشكل كبير من برنامج إدارة الفندق. تتوفر لديك مجموعة متنوعة من البرامج، ولكل منها فوائدها الخاصة.

ما هي البرامج المتوفرة؟

من منشآت البيت والإفطار الصغيرة إلى سلاسل الفنادق الكبرى، توجد في السوق عشرات البرامج المختلفة، وجميعها تسعى لهدف واحد، وهو تسهيل إدارة فندقك واستغلال وقتك بكفاءة أكبر من خلال تجربة مستخدم محسّنة سواء أنت أو نزلاءك.

هناك قوة خاصة عندما يكون لديك تحكم أكبر وأوضح في منشأتك، حيث يمكنك التحكم بسهولة في جميع الوظائف من خلال نظام شامل واستغلال وقتك بكفاءة أكبر. يمكن للعديد من البرامج مساعدتك في ذلك، و نقدم لك بعضًا من أهمها:

نظام إدارة القنوات قد تكون هذه الأداة القوية من أهم الأنظمة التي يمكن أن تمتلكها أي منشأة. إمكانيات هذا النظام واسعة، لكن الأهم هو أنه يمكنك الإعلان عبر أكثر من 50 قناة بيع إلكترونية في أي وقت، مع ربط جميع تقويمات هذه القنوات ببعضها. وعندما تكون التقويمات مترابطة، تقل احتمالية حدوث مشكلات مثل الحجز المزدوج، أو الإزعاج الناتج عن أسعار غير مضبوطة بشكل صحيح في موقع معين، وغيرها.

نظام إدارة الممتلكات إذا كنت ترغب في متابعة حالة منشأتك بوضوح في أي وقت، بما في ذلك حجوزات الغرف والشقق والتحليلات وخيارات أخرى عديدة، فهذا النظام هو الأنسب لك. وإذا استطاع الاتصال بنظام إدارة القنوات الخاص بك، فستحصل على مزيج رابح يحسّن أعمالك بشكل كبير.

محرك الحجز يُعرف أيضًا بالاستقبال الإلكتروني. وهو تحسين يمكن دمجه في موقعك الإلكتروني وبعض شبكات التواصل الاجتماعي (مثل فيسبوك). وبذلك، يمثل قناة حجز إضافية لا تدفع عليها عمولات كبيرة كما هو الحال مع المواقع الأخرى. هذه الإضافة تمنح ضيوفك فرصة حجز بعض المرافق التي تقدمها مباشرة عبر الموقع، دون الحاجة إلى الاستفسار المسبق. تعزز هذه الميزة تجربة ضيوفك وتمنحهم شعورًا بالأمان، إذ لا يضطرون لانتظار الرد لمعرفة ما إذا كانت الوحدة متاحة في التواريخ المطلوبة. فهم يحصلون على هذه المعلومة مباشرة من خلال النظام، ثم يقومون بتعبئة بيانات الحجز اللازمة وحجز إقامتهم في منشأتك.

قدّر وقتك

لكل محترف في مجال عمله سند يعتمد عليه، سواء كان شركاء أو موظفين في الفندق أو أشخاصًا يساعدونه من وقت لآخر على تحقيق التوازن بين التزاماته. التقنيات الحديثة هي شريكك التجاري المثالي! فأتمتة الأنشطة التجارية وتحسينها يؤديان إلى استغلال أكثر كفاءة للوقت.

إذا كنت تعلن عن شققك أو فيلتك أو نُزلك أو فندقك على عدد من المواقع (مثل بوكينج وإير بي إن بي وإكسبيديا وهوستل وورلد وهوتل بيدز وغيرها)، فأنت تعلم مقدار الوقت الذي يُستهلك في مزامنة التقويم (تغييرات الأسعار والتوافر). أضف إلى ذلك عددًا أكبر من الوحدات السكنية وعددًا متزايدًا من الحجوزات، وستحصل على مزيج مثالي يجعلك بحاجة إلى شخص إضافي (على الأقل واحد) لمتابعة الحجوزات لحظة بلحظة من جميع المواقع، ومزامنة المعلومات، وربما إدخال البيانات يدويًا في البرنامج الذي تستخدمه، مثل إكسل.

الخطأ البشري، وعدم القدرة على مراقبة جميع القنوات على مدار الساعة، وبطء جهاز الكمبيوتر، وعوامل أخرى كثيرة يمكن أن تكون مصدرًا للخسارة في العمل. لذلك تظهر الأنظمة المذكورة أعلاه كحل. فعندما تُضبط جميع الوظائف في هذه الأنظمة بشكل صحيح وتتوافق مع سياسة المنشأة، تقل جميع المخاطر إلى أدنى حد، ويتحرر الشخص أو الأشخاص الذين كانوا مضطرين لمتابعة جميع مصادر الحجز عن كثب من هذا العبء، ويصبح بإمكانهم تخصيص وقتهم لخدمة الضيوف.

أنت مشغول بما فيه الكفاية بالفعل. فتخطيط المبيعات، وحل المشكلات في الشقق أو الغرف، والتواصل مع الضيوف، والتواصل مع الجهات المختصة والوكالات وغيرها، كلها أمور تتطلب منك تركيزًا عاليًا ووقتًا كافيًا. وعندما تقوم بأتمتة أنشطة الحجز، يمكنك تخصيص المزيد من وقتك لتحسين تجربة ضيوفك، وتنظيم أنشطة إضافية في المنشأة، والتفاوض مع الموردين، مع ترك وقت فراغ لنفسك.

نظام فندقي منظم بشكل جيد ومصمم خصيصًا لاحتياجاتك هو شريكك وصديقك الذي سيعود عليك بالفائدة من خلال توفير الوقت وزيادة الحجوزات.

ضيوفك لديهم توقعات عالية

الأمور الصغيرة مثل الديكورات، وتنظيم الأنشطة، والاهتمام الإضافي، والشقق أو الغرف النظيفة تمامًا، وكذلك الخدمة الممتازة، هي ما سيسعد ضيوفك ويكمل إقامتهم ويقنعهم بالبقاء معك مرة أخرى. تبدأ هذه العملية منذ اللحظة التي يرغب فيها الضيف بحجز إجازته:

• محرك الحجز على موقعك سيجعل من السهل على الضيوف المحتملين الوصول إلى جميع المعلومات اللازمة وتسريع عملية الحجز.
• احتياجات نظام إدارة القنواتسيقوم بتنسيق التوافر في جميع المواقع الأخرى عندما يقوم الضيف بإجراء حجز.
• يُعد إدارة الممتلكات سيُظهر لك ولموظفيك الحالة الحالية للمنشأة.

وصل ضيفك الآن، وقد استغللت الوقت الإضافي لتحضير لمسة اهتمام خاصة له أو لتدريب فريق العمل على أسلوب تواصل أكثر لطفًا مع الضيوف، وها هو الضيف قد وصل وهو راضٍ عن كل ما جرى حتى الآن. بقية تجربة الضيف باتت الآن بين يديك، وقد حان الوقت لتُظهر ما يميزك عن المنافسين.

لا تنسَ البحث عن نظام يتماشى مع احتياجاتك، ويضم مزايا تواكب متطلبات السوق الحديثة، ولا يشكل عبئًا ماليًا كبيرًا على أعمالك.